Hyldemosen.dk

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag den 8/10 2015

Til stede: Ole, Marlene og Astrid. Angelina kom inden punkt 5

Afbud fra: Jan

 Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
   Marlene=ordstyrer; Astrid=referent
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
   Referatet offentliggøres ikke

4. To-do-listen – gennemgang og opdatering
   –
5. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder

o   Afdelingsmøde – evaluering og opsamling
OK

o   Møde i Repræsentantskab og Organisationsbestyrelse (orientering)
Astrid spørger KAB om muligheden for at få dagsorden med bilag i så god tid, at de andre i bestyrelsen kan spørges til råds

o   KAB om nabostridigheder og konfliktmægling (orientering)
Ny mulighed at afdelingen kan betale sig fra en professionel konfliktmægler, der er ansat af KAB

o   Mail fra LLO
Alle har fået mailen

6. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)

o   Møde med kommunen
Angelina og Marlene vil gerne deltage. Astrid scanner indbydelsen og sender til dem

o   Kuber til affaldssortering (orientering)
Alle har fået mailen

o   KABs kurser og konference (beslutning om evt. deltagelse)
Angelina vil måske og spørger Gitte. De tilmelder sig evt. selv.

7. Eventuelt
   Ikke til referat

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 31/8 2015

Til stede: Angelina, Jens, Jan, Ole, Astrid

Afbud fra Marlene og Gitte

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
   ordstyrer= Jan; referent=Astrid
2. Godkendelse af referater
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret (Astrid giver en kort orientering)
   Orientering om nye stillinger og langtidssygdom
4. Siden sidst
   Mosemøde:
   Astrid orienterede om ansættelsessamtaler til stillingerne på Ejendomskontoret og om udviklingen i driftssamarbejdet. Fremadrettet mere begrænset samarbejde i Mosemøderne og kun et årligt møde i forbindelse med budget/regnskab (med mindre der dukker akutte spørgsmål op som fx ansættelse af kontorhjælp el.a.)
   LLO:
   Astrid orienterede. LLO siger, det er KAB, de venter på; KAB siger, det ikke passer
5. Forberedelse af Afdelingsmøde:

o   Forplejning
Jens har aftalt med Martin, at han (altså Martin) sørger for øl, vand og kaffe
Martin sørger også for at bordene er opstillet i U med plads til bestyrelsen og andre oppe foran – eller et O (om man vil), med højbord oppe foran ;o)

o   Beretning
Der skal indgå en orientering om udviklingen i driftsamarbejdet
Marlene vil sige noget om hækklipning og opstramning på haveregulativ
Gitte vil sige noget om legepladser, grøn plan og måske om at bevare den gode tone

o   Projektor
Jan og Astrid tjekker den, som Jan har lånt

o   Indkomne forslag
Astrid taler med Jens Løth om proceduren. Kan vi ændre i forslagene på selve mødet? Fx ikrafttrædelsesdato, og typen af husdyr, der bliver omfattet osv.
Også om, hvordan man kan håndhæve de regler, der bliver vedtaget – eller hvilke typer regler, man har mulighed for at håndhæve

o   Indtjekning og stemmesedler
Jens har aftalt med Martin, at han sørger for afkrydsningsliste og stemmesedler

o   Ordstyrer og referent; skal de have særlige instrukser?
Astrid taler med Dorthe (ekstern ordstyrer) om bl.a. faldgrupper i diskussionerne osv.

o   Gaver
Marlene køber gaver/vin. Min dobbelt til ordstyreren men ikke til referenten eller andre interne

o   Kom gerne i god tid og bliv også gerne hængende lidt

o   Andet?
Vi skal have helt styr på, hvem der er på valg. Astrid spørger Jens eller Martin

6. Indbydelser til møder, kurser mv. Hvem har tid og lyst?

o   KAB

o   FR
Angelina vil måske gerne tage derhen. Gerne sammen med fx Gitte. De sørger selv for tilmelding

7. Eventuelt
   –

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 10/8 2015

Til stede: Martin (til første del af mødet), Jan, Jens, Marlene, Gitte, Ole og Astrid

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
   Ordstyrer: Jan             Referent: Astrid
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret
   Legepladser er færdige og regningerne er betalt. Positive reaktioner. Det bliver meget brugt af både voksne og børn
   En beboersag vedrørende emhætte. Martin foreslår, at vi går over til en billigere model ved udskiftning. Vi tager en beslutning, når vi har set den nye model, som Martin foreslår.
   Vi skal finde ud af, hvem der har besluttet, at der ikke længere skal være komfur i lejlighederne ved indflytning
   Martin spørger, om det er afdelingen, der bekoster hæk mellem forhaverne. Bestyrelsen siger, at det har vi aldrig gjort, det er op til beboeren. Man må plante liguster eller bøg. Henvis evt. til hjemmesiden. Martin orienterer beboeren
4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere (udenfor referat)
5. To-do-listen

o   Skel mellem Hæk- og Hyldemosen
udsat

o   Skel ved åen
udsat

o   Bjørneklo
OK, er ordnet

6. Datoer for AB-møder resten af året (husk kalender!). (Vi har allerede aftalt 1/9 og 7/10)
   Astrid udsender et forslag
7. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
   alle underpunkger er udsat:

o   Kattelaug

o   Legeplads

o   Kattelokum i mellemste gård

o   Areal mellem nr. 38-40

8. Fremad

o   Havevandring inden budgetmødet?
Martin kigger på, hvad vi kan forvente at skulle afsætte på budgettet

o   Containerpladsen
Udsat

o   Beboerbrev om hækklipning og maling af hegn
På Afdelingsmødet opfordrer vi beboerne til at få det gjort – ellers får de en skriftlig advarsel

o   Afdelingsmøde d. 9/9
Vi holder et forberedelsesmøde efter mødet med Henning d. 17/8
Jens og Gitte spørger i deres omgangskreds efter en dirigent

o   Mosemøde på onsdag
Mødet er udsat

o   LLO
Afventer svar

o   Planteplan
Laves i løbet af efteråret. Det skal nævnes på Afdelingsmødet, at vi er i gang …

o   Akut råderet: hvad gør vi i forhold til de beboere, der ændrer mere eller mindre i haverne? Hvad skal Martin have at tage udgangspunkt i?
Mange har i lang tid lavet mange ændringer, og der har ikke været megen opmærksomhed på det. Men vi er i gang med en opstramning. Nævnes på Afdelingsmødet

o   Husorden
et efterårsprojekt

o   Forretningsorden
et efterårsprojekt

o   Maling af sø-terrasser
Næste søndag (d. 23/8). Marlene og Astrid

9. Eventuelt

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag den 4/6 2015

Til stede: Martin (til de første 4 punkter), Jan (til de første 6 punkter), Marlene, Jens, Angelina, Ole, Gitte, Astrid

 

Dagsorden og referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
   Marlene = ordstyrer; Astrid = referent
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret
   1. Thomas er sygemeldt indtil videre
   2. Der er ikke umiddelbart tegn til, at vi kan få fældet Hækmosens træer i vores skæl
   3. Hækmosen kunne godt tænke sig, at vi afskærmede vores affaldsgård over mod Hækmosen. Vi skal senere diskutere, om/hvordan vi kan ændre den nuværende løsning. Lågerne er ved at være godt ustabile
   4. Legeplads: Gitte og Martin kigger på at få lavet faldunderlæg til gynge i den bagerste legeplads
   5. Bestyrelsen skal skal forholde sig til, om det store birketræ ved nr. 38-40 skal fældes. Ejendomskontoret tager sig af resten i samme passage
   6. Ejendomskontoret tager gyngen i den mellemste gård ned ind til vi får et faldunderlag
   7. Martin undersøger, om Michael kan lægge fliser på den lille grusplet i midterste gård
   8. Fint med beboerbrev om hækklipning. HRH ønsker ikke igen at fortsætte med den ordning, som de tilbød sidste år
   9. Martin har ferie i uge 30-32

4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere 
   1. Mail om beskæring af æbletræ
      Marlene og Gitte laver en planteplan som kan fremlægges til beboermødet.
      Martin kigger på, om det gier mening at beskære træet. Ellers bliver det stående til planteplanen bliver sat i værk efter beboermødet
      Gitte giver beboeren besked

5. To-do-listen
   1. Martin kan ikke umiddelbart se, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen
      Jens forsøger at skaffe et detaljeret kort, der kan vise det
   2. En ny havevandring skal kigge på beskæring/fældning af træer i fællesarealet mellem nr. 38 og 40
   3. Beboerinfo om hækklipning og maling af hegn
      OK – er udsendt

6. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
   1. Legeplads
      Alt er bestilt og tingene kommer i løbet af nogle få uger. Gitte laver et opslag til opslagstavlerne, så beboerne kan se, hvad planen i store træk er
   2. LLO
      Vi afventer
   3. Kattelaug
      Lauget laver et forslag til Afdelingsmødet, om kravene til dem, som vil have kat
   4. Organisationsbestyrelse og Repræsentantskab
      Kort referat. Gitte blev valgt ind som suppleant

7. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden) Skal der tages nye initiativer. Ting i støbeskeen og som vi tidligere har talt om at gøre
   1. Diskussion og beslutning af de overordnede rammer for Afdelingsmødet
      Alle tænker over deres eget indlæg til Afdelingsmødet
   2. Diskussion af, hvordan vi forholder os til beboere, der ikke overholder reglerne for ændringer i haverne, indendørs mv.
      Vi mødes til en slags havevandring onsdag d. 10/6 kl. 19
   3. Opfordringer til at kigge på forretningsorden for AB, husorden og råderetskatalog. Er der nogen, der byder ind?
      Astrid kopierer en forretningsorden fra internettet
      Husorden: udsat til næste år
      Råderetskatalog: det skal gennemarbejdes i løbet af næste år
   4. Projekt A-hus og B-hus. Skal nye ting søsættes?
      Jens finder ud af, hvordan ”det hemmelige skab” i b-huset kan tages i brug
      Møbler, køleskab … vi nedsætter et udvalg til næste år
   5. Planteplan. Hvad ønsker vi os i området?
      Marlene og Gitte og evt. Angelina kigger på et forslag, så vi har en færdig plan inden beboermødet

8. Eventuelt
   Næste mødedatoer: 10/8, 1/9 og 7/10