Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 4/5 2015

Dagsorden og referat:

Til stede: Jan, Jens, Angelina, Ole, Marlene, Astrid

  1. Valg af ordstyrer og referent
    Ordstyrer=Jan             Referent=Astrid
  2. Godkendelse af referat
    OK
  3. Nyt fra ejendomskontoret
    1. Kablet og YouSee. Mailen fra Martin er videresendt
      Der er ikke noget at gøre ved det. Vi ser frem til, at det bliver lavet næste år
  1. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere 
    —
  2. To-do-listen . Måske burde noget af det fra havevandringen skrives ind i to-do? (Jeg har indsat mit lille referat nederst)
    Vi gennemgik ikke listen, men det lille referat fra havevandringen.
    Planteplanen bliver tidligst et sommerferieprojekt
  3. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
    1. Regnskabsmøde. Kort orientering fra dem, der deltog
      Alle var til stede fra regnskabsmødet. Ingen bemærkninger. Et overskud på 28 000 kr. i forhold til budgettet. Stort underskud på renholdelse og overskud på ejendomsskat fx
    2. Notat om genberegning af rentesikring m.v. i Sortemosen (Kun kort debat. Vi kan så vidt jeg kan se ikke gøre noget ved det. Det angår boligselskabet og ikke afdelingen direkte)
      Det er ikke noget, der har indflydelse på vores afdeling, og det er heller ikke noget, som vi har indflydelse på
    3. Referat af møde med kommunen (Anita) om affaldssortering (jeg håber, at Ole deltager i mødet og kan referere)
      Ole og Astrid gennemgik den foreløbige plan, og der var god tilslutning til den:
      Ved hver sti bliver der placeret kuber omtrent ved siden af affaldsskurene.
      Det bliver på de områder, hvor der nu er skærver; bort set fra ved den første gård, der bliver kuberne sat op på græsset foran børnehaven.
      Kommunen sørger for at der bliver lagt fliser, så man kan gå på begge sider af kuberne.
      Kuberne skal være til glas, til plast, til småt metal (dåser) og til papir. I den første og den sidste gård bliver der desuden kuber til glas (dette har vi fravalgt ved den midterste sti pga. støjgener)
      Desuden bliver der sat en grøn container til pap op i hvert skraldeskur
      Astrid giver Anita fra kommunen besked
    4. Legepladserne. Hvordan går det; hvad sker; er der udfordringer?
      Da lejehuset alligevel er midlertidigt flyttet, kan det lige så godt blive placeret med lidt større afstand til flisearealerne. Marlene giver entreprenøren besked
    5. Kattelaug. Noget nyt?
      –
  1. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)
    1. Skal vi have sommerafslutning til næste AB-møde. Vi fik ikke de sædvanlige smørrebrød efter havevandringen. Skal vi have smørrebrød næste gang?
      Ole køber smørrebrød, Angelina køber drikkevarer. Husk at give Ole besked, om du kan komme
  1. Eventuelt
    På et af de næste møder skal vi diskutere, hvordan vi forholder os til beboere, der ikke overholder reglerne for ændringer i haver/indendørs og den slags. Og vi skal have taget råderetskataloget op igen
    Ole spørger Martin om han kan se, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen
    Ole spørger Martin, om han fik skrevet ned, at der skal fældes træer i fællesarealet mellem nr. 38 og 40
    Næste mødedatoer: 10/8, 1/9 og 7/10 (med mindre det er i efterårsferien)

 

Opfølgning på havevandring (referent=Astrid):

  • Gitte vil i samarbejde med en gartner og Marlene lave et udkast til erstatningsbeplantning og en planteplan til hele vores grønne område generelt.
  • Jeg er lidt i tvivl om, hvad der blev besluttet angående de høje birketræer ved nr. 47

Bortset fra det, har jeg noteret,

  • at ”nogen” skal finde ud af, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen, og bestyrelsen skal beslutte eventuelt hegn mod Hækmosens parkeringsplads.
  • at der skal plantes bøgehæk ved nordsiden og et par meter ned af vestsiden af træterrassen i den midterste gård. Hvis vi har penge til det, vil vi gerne bede Ejendomskontoret sørge for det.
  • at der senere på året skal husstandsomdeles et brev om, at man skal klippe sin hæk og male sit hegn.
    På havevandringen drøftede vi, hvem der har vedligeholdelsespligten. På http://hyldemosen.dk/praktisk-info/regler-for-at-foretage-aendringer-i-haverne/ står blandt andet:
    I blokke med forhaver og lave træhegn, skal beboerne vedligeholde hele arealet inden for hegnet. Vedligeholdelsen af selve træhegnet udføres af beboeren, men maling til dette kan hentes på Ejendomskontoret. Og:
    På havesiden må alle beboere opsætte plankehegn i et eller begge skel. Når særlige forhold gør sig gældende (f.eks. lysindfald fra biler, stor færdsel mm), kan afdelingsbestyrelsen efter skriftlig ansøgning give dispensation fra retningslinjerne. Udgift til etablering og vedligehold af plankehegn afholdes af beboeren selv og lidt længere nede i teksten:
    Ved fraflytning skal et vel vedligeholdt hegn ikke nedtages, hvorfor vedligeholdelsen automatisk overgår til kommende beboer.
  • at Martin vil undersøge muligheden for at få placeret containeren til småt brændbart sådan, at man nemt kan komme forbi til den næste container med pap. Du undersøger også, om I hellere ønsker, at havecontaineren er åben

Så talte vi om, at det vil være meget formålstjenligt, hvis vi kan komme med konkrete retningslinjer om hvilke typer belægning, der er tilladte, og hvad der skal tilbageføres ved fraflytning.

Vi skal have lavet et råderetskatalog, men i mellemtiden står der en del retningslinjer i husordenen og ”regler for at foretage ændringer i haverne”, som begge kan findes på hjemmesiden. (Fx dette: Der skal fortsat ansøges om at lave ændringer i haven og indendørs. Reglerne er en orientering om, hvad der generelt kan godkendes….Terrassebelægning kan bestå af fliser, træ sten eller græs. Alternativer skal ansøges skriftligt hos afdelingsbestyrelsen. Ved overdragelse af have til ny lejer, skal haven med minimum eksisterende terrasse, græsplæne og hæk.) Men vi skal forholde os til, om vi vil se gennem fingre med, at beboere ikke overholder dette, eller om vi skal være mere strikse, end vi har været hidtil.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag den 7/4 2015

Dagsorden og referat:

Til stede: Angelina, Gitte (til første halvdel), Marlene (til første halvdel), Jan, Jens, Ole, Astrid, Martin (til første del)

 

  1. Valg af ordstyrer og referent
    Jan=ordstyrer; Astrid=referent
  2. Godkendelse af referat
    OK
  3. Nyt fra ejendomskontoret
    1. Martin har indhentet tilbud på at få græs i den midterste gård. Afventer Jans tilbud
    2. Tilbud på nedlægning af kabel:
      HRH 50 000 kr. for klargøring
      YouSee 80 000 kr. for det hele
      Martin undersøger, hvad det koster for YouSee kun at lægge kablet og lade HRH klargøre
    3. Der er ikke komfur i lejlighederne, når man flytter ind nu. Hvornår har vi besluttet det?
  1. To-do-listen
    Blev ikke gennemgået
  2. Affaldssortering i Herlev Kommune
    Astrid laver en aftale med Anita
  3. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
    1. Skriftlig klage vedr. medborgerkonflikt
      Astrid giver Jens Løth besked
  1. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
    1. Boligkonference på Christiansborg (kort orientering og beslutning af betaling)
      Afdelingen betaler Gittes udlæg. Gitte kontakter selv Marlene
    2. KABs weekendkonference (kort orientering; er der noget, vi skal følge op på senere?)
      Gitte orienterede og opfordrer andre til at deltage næste år
  1. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden); skal der tages nye initiativer; ting i støbeskeen og som vi tidligere har talt om at gøre
    1. Legepladser (orientering, opfølgning)
      Afventer tilbud
    2. Regnskabsmøde
      OK
    3. Havevandring (planlægning)
      –
    4. Driftsfællesskab (orientering)
      Astrid orienterede
  1. Fortsættelse af punkter fra tidligere møder
    –
  2. Eventuelt
    –

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 2/3 2015

Til stede: Marlene, Jan, Gitte (indtil midt i punkt 6), Ole, Astrid

Afbud fra Angelina

  1. Valg af ordstyrer og referent

o  Ordstyrer: Jan ; Referent: Astrid

  1. Godkendelse af referat

o   OK

  1. Nyt fra ejendomskontoret

o   Der er fundet 2 stk. nøgler til køkkenskabet i fælleslokalet. Ole har fået den ene og kontoret beholder den anden

o   Der er givet skriftligt afslag på opførelse af skur

o   Der er sat sorteringsskilte på materielgård og affaldsrum

o   Hvis en trillebør er punkteret kan beboeren sætte den ved materielgården HY 1, så skal vi nok lappe den

o   Lysføleren på gavlen v. HY 47 til udendørsbelysningen er blevet justeret lidt. Om det har virket vil Ole holde øje med

o   Asfalten der blev lagt på parkeringspladsen i sommers for at lede regnvand til brønd, som ikke virkede efter hensigten, bliver oprettet af HRH når vejret bliver bedre. Vi går ud fra, at det ikke er noget, som vi skal betale!

o   Der er indhentet og modtaget tilbud på lægning af nyt data kabel fra HRH. Vi afventer stadigt tilbud fra YouSee

o   Vi har haft en del nedbrud på vores traktorer. En oliekøler er utæt, et gaskabel er knækket og en starter er ved at stå af så det bakser vi lidt med

o   Der er en enkelt fraflytning

  1. To-do-listen

o   Se ovenstående

  1. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere

o   Henvendelse om plankeværk: Gitte orienterer beboeren

  1. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder

o   Mosemødet. Diskussion af forløbet, og hvad vi ønsker for fremtiden. Hvordan kommer vi videre?

  • Vi mener, at Mosemødet skal arbejde videre med det, som det arbejder med, hvis vi ikke diskuterer fordelingsnøgle. Den nuværende fordelingsnøgle er gældende lige nu.
  • Astrid kontakter LLO for hjælp sammen med Tobias fra Sortemosen. De forsøger at få input til, hvad det vil koste at opløse driftsfællesskabet

o   Kattelauget: Angelina er syg, så vi afventer nyt senere

  1. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)

o   Møde om utilfredshed

  • Vi foreslår Jan at bruge vores næste bestyrelsesmøde til dette. De punkter, der skulle have været behandlet, tager vi i stedet i forbindelse med havevandringen

o   Aftale datoer for budget- og regnskabsmøder

  • Astrid forsøger at finde en dato, hvor Henrik, Henning og så mange som muligt fra vores AB kan komme

o   Weekendkonference; hvem blev tilmeldt?

  • Vist kun Gitte

o   Andre kursusønsker

  • Punktet udgået (da Angelina er syg og hun er den eneste, der er interesseret)

o   Tilmelding til boligpolitisk konference på Christiansborg; sidste frist 16/3

  • De bestyrelsesmedlemmer, der er interesseret, siger det til Astrid, som tilmelder

o   Loppemarkedet

o   Legepladsudvalg

  1. Fortsættelse af punkter fra tidligere møder

o   Hjertestarter

  • fravalgt

o   Nøglesystem

  •  Vi går ind for Jens´ system med at skifte efterhånden ved fraflytning, og så genbruge cylinderne i spredt orden
  1. Eventuelt

o   Ole kontakter Martin for at finde en dato til havevandringen, som skal være inden budgetmødet i uge 19-20

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag den 6/2 2015

 

Til stede: Martin (til starten af mødet), Angelina, Jens, Jan, Marlene, Ole, Gitte, Astrid

  1. Valg af ordstyrer og referent
    Marlene = ordstyrer; Astrid = referent
  2. Godkendelse af referat
    OK
  3. Nyt fra ejendomskontoret
    1. Tilbud om hjertestarter. Koster 12 000 kr.; Skal hænge indendørs. Vi tager punktet op på næste møde
    2. Patent på nøglesystemet er udløbet. Vi skal overveje at udskifte cylindere. Jens har stillet et forslag om en billigere løsning. Diskuteres på næste møde.
    3. Martin prøver at finde en nøgle til skabet i festhuset. Får alternativt låsesmeden til at åbne det, næste gang vi alligevel har bud efter ham
    4. Martin har løst et naboproblem ved at udlåne b-huset til en musiker, så han kan øve sig om aftenen, når der ikke er andre, der skal bruge huset.
    5. Martin foreslår, at han deltager i halvdelen af bestyrelsesmødet hver anden gang. Vi kan holde kontakten ved at fx én fra bestyrelsen kan kigge forbi Ejendomskontoret uden for åbningstid men efter aftale. Og i øvrigt bruge mail til kommunikation mellem møderne
      Martin foreslår, at vi begynder i videre omfang at kommunikere med beboerne via e-mail. Vi diskuterer det nærmere på næste møde.
  4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
    1. Beboerhenvendelse om opførelse af skur
      Afvist ifølge havereglerne og lokalplanen. Martin giver beboeren besked
    2. Telefonisk henvendelse til Astrid
      Orientering fra Astrid
    3. Dagplejemor
      Benytter som aftalt b-huset en måneds tid
    4. Katteproblematik
      Husstandsomdelt nødråb. Angelina henvender sig til beboeren og tilbyder evt. hjælp i form af afskrækningsmidler mv.
    5. Ønske om belysning og reparation af sænker ved affaldsskuret til første gård
      Ole kontakter Ejendomskontoret og drøfter det med Martin. Astrid giver beboeren et midlertidigt svar
  1. To-do-listen
    Listen blev gennemgået og opdateret.

    1. Nye punkter:
      – Aftale fældning af træer i skellet mellem Hyldemosen og Hækmosen. Martin kontakter Pernille
      – Nye og bedre skilte på containergården
      – Opslag med billeder af medarbejderne på Ejendomskontoret
      – Cykeloprydning (til foråret/sommer)
    2. Udgåede punkter:
      – Udskiftning af defekt grøn container
      – Rengøring af affaldsskure (er sat i system)
  2. Fortsættelse i LLO?
    Vi fortsætter i LLO igen i år. Astrid giver Henning/Jan Spohr besked
  3. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
    1. Mosemødet
      Orientering. Afdelingsbestyrelsen støtter formændenes visioner
    2. Legepladskonsulenten
      Gitte har modtaget et tilbud på de indledende indkøb, som legepladsudvalget har foreslået. Pris: 85 000 kr. Desuden skal underlaget forberedes, og dette gøres for penge afsat på grønt budget. Jan indhenter tilbud, og derfor deltager han i første del af legepladsudvalgets næste møde (så han ved, hvad tilbuddet skal indeholde)
      Legepladsudvalget skriver en informationsskrivelse, så beboerne orienteres om de kommende tiltag
    3. Kattelauget
      Har lavet et kæmpe arbejde. Tak for det!
    4. Beboerhøjskolen
      Boligselskabet har reserveret to pladser
  1. Fremad
    1. Årshjul
      Næste punkt er havevandringen til april. Vi forbereder den ved næste møde
    2. Fastelavn
      Vi holder ikke noget i Hyldemosen i år
    3. Deltagelse i KABs weekendkonference
      Gitte, Angelina og Marlene er interesseret i at deltage. Astrid undersøger, hvor mange penge vi kan afsætte til dette og giver besked tilbage
    4. Deltagelse i KABs aftenskole
      Angelina har grønt lys til at deltage i de aftener, hun er interesseret i
    5. Tryghed i vores boligområde
      Bestyrelsen finder ikke tilbuddet relevant for vores boligområde
    6. Fællesrepræsentationens udflugt til Folketinget
      Astrid sender indbydelsen igen. Flere er interesseret i at deltage
    7. Bytteloppemarked?
      Marlene afholder bytteloppemarked d. 8/3 og sørger selv for alle forberedelser.
      Også eksterne bliver indbudt
      Astrid lægger et opslag om det på hjemmesiden (Marlene sender opslaget elektronisk)
  1. Ændring af mødedatoer
    Vi holder fast ved de allerede foreslåede datoer; de er ikke længere et problem.
    Astrid sender datoerne ud til bestyrelsen igen
  2. Eventuelt
    Marlene overtager kassererposten efter Jens, der ikke længere ønsker den
    Astrid sender gammel kvittering for gave til Michael
  1. Sider:
  3. 1
  4. ...
  5. 12
  6. 13
  7. 14
  8. 15
  9. 16
  10. 17
  11. 18
  12. ...
  13. 27