Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 31/8 2015
Til stede: Angelina, Jens, Jan, Ole, Astrid
Afbud fra Marlene og Gitte
Referat:
- Valg af ordstyrer og referent
ordstyrer= Jan; referent=Astrid
- Godkendelse af referater
OK
- Nyt fra ejendomskontoret (Astrid giver en kort orientering)
Orientering om nye stillinger og langtidssygdom
- Siden sidst
Mosemøde:
Astrid orienterede om ansættelsessamtaler til stillingerne på Ejendomskontoret og om udviklingen i driftssamarbejdet. Fremadrettet mere begrænset samarbejde i Mosemøderne og kun et årligt møde i forbindelse med budget/regnskab (med mindre der dukker akutte spørgsmål op som fx ansættelse af kontorhjælp el.a.)
LLO:
Astrid orienterede. LLO siger, det er KAB, de venter på; KAB siger, det ikke passer
- Forberedelse af Afdelingsmøde:
o Forplejning
Jens har aftalt med Martin, at han (altså Martin) sørger for øl, vand og kaffe
Martin sørger også for at bordene er opstillet i U med plads til bestyrelsen og andre oppe foran – eller et O (om man vil), med højbord oppe foran ;o)
o Beretning
Der skal indgå en orientering om udviklingen i driftsamarbejdet
Marlene vil sige noget om hækklipning og opstramning på haveregulativ
Gitte vil sige noget om legepladser, grøn plan og måske om at bevare den gode tone
o Projektor
Jan og Astrid tjekker den, som Jan har lånt
o Indkomne forslag
Astrid taler med Jens Løth om proceduren. Kan vi ændre i forslagene på selve mødet? Fx ikrafttrædelsesdato, og typen af husdyr, der bliver omfattet osv.
Også om, hvordan man kan håndhæve de regler, der bliver vedtaget – eller hvilke typer regler, man har mulighed for at håndhæve
o Indtjekning og stemmesedler
Jens har aftalt med Martin, at han sørger for afkrydsningsliste og stemmesedler
o Ordstyrer og referent; skal de have særlige instrukser?
Astrid taler med Dorthe (ekstern ordstyrer) om bl.a. faldgrupper i diskussionerne osv.
o Gaver
Marlene køber gaver/vin. Min dobbelt til ordstyreren men ikke til referenten eller andre interne
o Kom gerne i god tid og bliv også gerne hængende lidt
o Andet?
Vi skal have helt styr på, hvem der er på valg. Astrid spørger Jens eller Martin
- Indbydelser til møder, kurser mv. Hvem har tid og lyst?
o KAB
o FR
Angelina vil måske gerne tage derhen. Gerne sammen med fx Gitte. De sørger selv for tilmelding
- Eventuelt
–
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 10/8 2015
Til stede: Martin (til første del af mødet), Jan, Jens, Marlene, Gitte, Ole og Astrid
Referat:
- Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Jan Referent: Astrid
- Godkendelse af referat
OK
- Nyt fra ejendomskontoret
Legepladser er færdige og regningerne er betalt. Positive reaktioner. Det bliver meget brugt af både voksne og børn
En beboersag vedrørende emhætte. Martin foreslår, at vi går over til en billigere model ved udskiftning. Vi tager en beslutning, når vi har set den nye model, som Martin foreslår.
Vi skal finde ud af, hvem der har besluttet, at der ikke længere skal være komfur i lejlighederne ved indflytning
Martin spørger, om det er afdelingen, der bekoster hæk mellem forhaverne. Bestyrelsen siger, at det har vi aldrig gjort, det er op til beboeren. Man må plante liguster eller bøg. Henvis evt. til hjemmesiden. Martin orienterer beboeren
- Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere (udenfor referat)
- To-do-listen
o Skel mellem Hæk- og Hyldemosen
udsat
o Skel ved åen
udsat
o Bjørneklo
OK, er ordnet
- Datoer for AB-møder resten af året (husk kalender!). (Vi har allerede aftalt 1/9 og 7/10)
Astrid udsender et forslag
- Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
alle underpunkger er udsat:
o Kattelaug
o Legeplads
o Kattelokum i mellemste gård
o Areal mellem nr. 38-40
- Fremad
o Havevandring inden budgetmødet?
Martin kigger på, hvad vi kan forvente at skulle afsætte på budgettet
o Containerpladsen
Udsat
o Beboerbrev om hækklipning og maling af hegn
På Afdelingsmødet opfordrer vi beboerne til at få det gjort – ellers får de en skriftlig advarsel
o Afdelingsmøde d. 9/9
Vi holder et forberedelsesmøde efter mødet med Henning d. 17/8
Jens og Gitte spørger i deres omgangskreds efter en dirigent
o Mosemøde på onsdag
Mødet er udsat
o LLO
Afventer svar
o Planteplan
Laves i løbet af efteråret. Det skal nævnes på Afdelingsmødet, at vi er i gang …
o Akut råderet: hvad gør vi i forhold til de beboere, der ændrer mere eller mindre i haverne? Hvad skal Martin have at tage udgangspunkt i?
Mange har i lang tid lavet mange ændringer, og der har ikke været megen opmærksomhed på det. Men vi er i gang med en opstramning. Nævnes på Afdelingsmødet
o Husorden
et efterårsprojekt
o Forretningsorden
et efterårsprojekt
o Maling af sø-terrasser
Næste søndag (d. 23/8). Marlene og Astrid
- Eventuelt
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag den 4/6 2015
Til stede: Martin (til de første 4 punkter), Jan (til de første 6 punkter), Marlene, Jens, Angelina, Ole, Gitte, Astrid
Dagsorden og referat:
- Valg af ordstyrer og referent
Marlene = ordstyrer; Astrid = referent
- Godkendelse af referat
OK
- Nyt fra ejendomskontoret
- Thomas er sygemeldt indtil videre
- Der er ikke umiddelbart tegn til, at vi kan få fældet Hækmosens træer i vores skæl
- Hækmosen kunne godt tænke sig, at vi afskærmede vores affaldsgård over mod Hækmosen. Vi skal senere diskutere, om/hvordan vi kan ændre den nuværende løsning. Lågerne er ved at være godt ustabile
- Legeplads: Gitte og Martin kigger på at få lavet faldunderlæg til gynge i den bagerste legeplads
- Bestyrelsen skal skal forholde sig til, om det store birketræ ved nr. 38-40 skal fældes. Ejendomskontoret tager sig af resten i samme passage
- Ejendomskontoret tager gyngen i den mellemste gård ned ind til vi får et faldunderlag
- Martin undersøger, om Michael kan lægge fliser på den lille grusplet i midterste gård
- Fint med beboerbrev om hækklipning. HRH ønsker ikke igen at fortsætte med den ordning, som de tilbød sidste år
- Martin har ferie i uge 30-32
- Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
- Mail om beskæring af æbletræ
Marlene og Gitte laver en planteplan som kan fremlægges til beboermødet.
Martin kigger på, om det gier mening at beskære træet. Ellers bliver det stående til planteplanen bliver sat i værk efter beboermødet
Gitte giver beboeren besked
- To-do-listen
- Martin kan ikke umiddelbart se, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen
Jens forsøger at skaffe et detaljeret kort, der kan vise det
- En ny havevandring skal kigge på beskæring/fældning af træer i fællesarealet mellem nr. 38 og 40
- Beboerinfo om hækklipning og maling af hegn
OK – er udsendt
- Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
- Legeplads
Alt er bestilt og tingene kommer i løbet af nogle få uger. Gitte laver et opslag til opslagstavlerne, så beboerne kan se, hvad planen i store træk er
- LLO
Vi afventer
- Kattelaug
Lauget laver et forslag til Afdelingsmødet, om kravene til dem, som vil have kat
- Organisationsbestyrelse og Repræsentantskab
Kort referat. Gitte blev valgt ind som suppleant
- Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden) Skal der tages nye initiativer. Ting i støbeskeen og som vi tidligere har talt om at gøre
- Diskussion og beslutning af de overordnede rammer for Afdelingsmødet
Alle tænker over deres eget indlæg til Afdelingsmødet
- Diskussion af, hvordan vi forholder os til beboere, der ikke overholder reglerne for ændringer i haverne, indendørs mv.
Vi mødes til en slags havevandring onsdag d. 10/6 kl. 19
- Opfordringer til at kigge på forretningsorden for AB, husorden og råderetskatalog. Er der nogen, der byder ind?
Astrid kopierer en forretningsorden fra internettet
Husorden: udsat til næste år
Råderetskatalog: det skal gennemarbejdes i løbet af næste år
- Projekt A-hus og B-hus. Skal nye ting søsættes?
Jens finder ud af, hvordan ”det hemmelige skab” i b-huset kan tages i brug
Møbler, køleskab … vi nedsætter et udvalg til næste år
- Planteplan. Hvad ønsker vi os i området?
Marlene og Gitte og evt. Angelina kigger på et forslag, så vi har en færdig plan inden beboermødet
- Eventuelt
Næste mødedatoer: 10/8, 1/9 og 7/10
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 4/5 2015
Dagsorden og referat:
Til stede: Jan, Jens, Angelina, Ole, Marlene, Astrid
- Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer=Jan Referent=Astrid
- Godkendelse af referat
OK
- Nyt fra ejendomskontoret
- Kablet og YouSee. Mailen fra Martin er videresendt
Der er ikke noget at gøre ved det. Vi ser frem til, at det bliver lavet næste år
- Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
—
- To-do-listen . Måske burde noget af det fra havevandringen skrives ind i to-do? (Jeg har indsat mit lille referat nederst)
Vi gennemgik ikke listen, men det lille referat fra havevandringen.
Planteplanen bliver tidligst et sommerferieprojekt
- Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
- Regnskabsmøde. Kort orientering fra dem, der deltog
Alle var til stede fra regnskabsmødet. Ingen bemærkninger. Et overskud på 28 000 kr. i forhold til budgettet. Stort underskud på renholdelse og overskud på ejendomsskat fx
- Notat om genberegning af rentesikring m.v. i Sortemosen (Kun kort debat. Vi kan så vidt jeg kan se ikke gøre noget ved det. Det angår boligselskabet og ikke afdelingen direkte)
Det er ikke noget, der har indflydelse på vores afdeling, og det er heller ikke noget, som vi har indflydelse på
- Referat af møde med kommunen (Anita) om affaldssortering (jeg håber, at Ole deltager i mødet og kan referere)
Ole og Astrid gennemgik den foreløbige plan, og der var god tilslutning til den:
Ved hver sti bliver der placeret kuber omtrent ved siden af affaldsskurene.
Det bliver på de områder, hvor der nu er skærver; bort set fra ved den første gård, der bliver kuberne sat op på græsset foran børnehaven.
Kommunen sørger for at der bliver lagt fliser, så man kan gå på begge sider af kuberne.
Kuberne skal være til glas, til plast, til småt metal (dåser) og til papir. I den første og den sidste gård bliver der desuden kuber til glas (dette har vi fravalgt ved den midterste sti pga. støjgener)
Desuden bliver der sat en grøn container til pap op i hvert skraldeskur
Astrid giver Anita fra kommunen besked
- Legepladserne. Hvordan går det; hvad sker; er der udfordringer?
Da lejehuset alligevel er midlertidigt flyttet, kan det lige så godt blive placeret med lidt større afstand til flisearealerne. Marlene giver entreprenøren besked
- Kattelaug. Noget nyt?
–
- Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)
- Skal vi have sommerafslutning til næste AB-møde. Vi fik ikke de sædvanlige smørrebrød efter havevandringen. Skal vi have smørrebrød næste gang?
Ole køber smørrebrød, Angelina køber drikkevarer. Husk at give Ole besked, om du kan komme
- Eventuelt
På et af de næste møder skal vi diskutere, hvordan vi forholder os til beboere, der ikke overholder reglerne for ændringer i haver/indendørs og den slags. Og vi skal have taget råderetskataloget op igen
Ole spørger Martin om han kan se, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen
Ole spørger Martin, om han fik skrevet ned, at der skal fældes træer i fællesarealet mellem nr. 38 og 40
Næste mødedatoer: 10/8, 1/9 og 7/10 (med mindre det er i efterårsferien)
Opfølgning på havevandring (referent=Astrid):
- Gitte vil i samarbejde med en gartner og Marlene lave et udkast til erstatningsbeplantning og en planteplan til hele vores grønne område generelt.
- Jeg er lidt i tvivl om, hvad der blev besluttet angående de høje birketræer ved nr. 47
Bortset fra det, har jeg noteret,
- at ”nogen” skal finde ud af, hvor skellet går mellem Hyldemosen og Hækmosen, og bestyrelsen skal beslutte eventuelt hegn mod Hækmosens parkeringsplads.
- at der skal plantes bøgehæk ved nordsiden og et par meter ned af vestsiden af træterrassen i den midterste gård. Hvis vi har penge til det, vil vi gerne bede Ejendomskontoret sørge for det.
- at der senere på året skal husstandsomdeles et brev om, at man skal klippe sin hæk og male sit hegn.
På havevandringen drøftede vi, hvem der har vedligeholdelsespligten. På http://hyldemosen.dk/praktisk-info/regler-for-at-foretage-aendringer-i-haverne/ står blandt andet:
I blokke med forhaver og lave træhegn, skal beboerne vedligeholde hele arealet inden for hegnet. Vedligeholdelsen af selve træhegnet udføres af beboeren, men maling til dette kan hentes på Ejendomskontoret. Og:
På havesiden må alle beboere opsætte plankehegn i et eller begge skel. Når særlige forhold gør sig gældende (f.eks. lysindfald fra biler, stor færdsel mm), kan afdelingsbestyrelsen efter skriftlig ansøgning give dispensation fra retningslinjerne. Udgift til etablering og vedligehold af plankehegn afholdes af beboeren selv og lidt længere nede i teksten:
Ved fraflytning skal et vel vedligeholdt hegn ikke nedtages, hvorfor vedligeholdelsen automatisk overgår til kommende beboer.
- at Martin vil undersøge muligheden for at få placeret containeren til småt brændbart sådan, at man nemt kan komme forbi til den næste container med pap. Du undersøger også, om I hellere ønsker, at havecontaineren er åben
Så talte vi om, at det vil være meget formålstjenligt, hvis vi kan komme med konkrete retningslinjer om hvilke typer belægning, der er tilladte, og hvad der skal tilbageføres ved fraflytning.
Vi skal have lavet et råderetskatalog, men i mellemtiden står der en del retningslinjer i husordenen og ”regler for at foretage ændringer i haverne”, som begge kan findes på hjemmesiden. (Fx dette: Der skal fortsat ansøges om at lave ændringer i haven og indendørs. Reglerne er en orientering om, hvad der generelt kan godkendes….Terrassebelægning kan bestå af fliser, træ sten eller græs. Alternativer skal ansøges skriftligt hos afdelingsbestyrelsen. Ved overdragelse af have til ny lejer, skal haven med minimum eksisterende terrasse, græsplæne og hæk.) Men vi skal forholde os til, om vi vil se gennem fingre med, at beboere ikke overholder dette, eller om vi skal være mere strikse, end vi har været hidtil.