Hyldemosen.dk

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde onsdag den 17/8 2016

Til stede: Jan, Marlene, Gitte, Ole, Jens, Astrid

Afbud fra: Angelina

 Referat: 

1. Valg af ordstyrer og dirigent
   Marlene = ordstyrer; Astrid = referent
2. Godkendelse af sidste referat
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret
   Astrid giver kommunen besked om at udsætte kubeprojekt og tilladelse til at fælde træ
4. Planlægning af Afdelingsmødet
   1. Forslag til ordstyrer
      Betina Spangler har indvilliget J
      Astrid ringer til hende og tilbyder en gennemgang af procedurer, dagsorden mm
   2. Forslag til referent
      Jan Rye Hansen har indvilliget. Han har prøvet det før og kender rumlen
   3. Beretning.
      Gerne en arbejdsfordeling, så det ikke er formanden, der holder monolog.
      Emner:
      Erfaringer fra perioden med indbrud (Astrid)
      Evt. tilbagemeldinger fra politiet om sagen
      Affaldssortering. Evt. tilbagemelding fra Herlev kommune (Astrid)
      Affaldssortering. Marlene siger noget om det. Spørger beboerne om de ønsker flere kuber. Formodentlig på bekostning af træer.
      Har kattelauget noget på hjerte? (Angelina)
      Gitte siger noget om sociale arrangementer
      Astrid beder Jens Løth om at sige noget om John og om at præsentere Adam og evt. andet nyt fra ejendomskontoret
      Har alle set, at der er kommet græs på den sidste legeplads?
      Hvis nogen kommer på flere ting, der skal med, giver man snarest Astrid besked
   4. Praktiske ting
      forplejning: Ole spørger om ejendomskontoret sørger for det. (Øl og vand)
      navneskilte: Ole sørger for materialer
      borde/stole: Ole spørger om ejendomskontoret sørger for det. (Hesteskoopstilling)
      afkrydsningslister: Ole spørger om ejendomskontoret sørger for det
      stemmesedler: Ole spørger om ejendomskontoret sørger for det
      …
   5. Særligt indbudte (Jens Løth, Adam Munk-Stendevad, Henning Jacobsen. Politi og repræsentant fra Herlev kommune kommer formodentlig ikke)
   6. Forslag (5 forslag sendt til bestyrelsen i lørdags; Jens Løth foreslår, at vi udskyder vedligeholdelsesreglementet til senere samt at vi indpasser husordenen i KABs skabelon)
      Vi udskyder vedligeholdelsesreglementet til næste år
      Astrid komprimerer forslaget til ny husorden, så det fylder mindre, men indholdet forbliver det samme
      Henning spørger Jan Spohr om Jens Sjøgreen og Jan Micahels forslag, hvordan det vedtages/bliver indarbejdet i budgettet osv
      Henning spørger Jan Spohr om, hvordan proceduren er for at overgå til den store administrationspakke, om det er nødvendigt at vente et helt år (eller evt. holde et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor man også kunne tage vedligeholdelsesreglementet med)
      Astrid sender snarest det hele til ejendomskontoret, og vi håber, at de printer og husstandsomdeler.
   7. Projektor mv.
      Astrid spørger Henning om vi kan sende indkomne forslag til ham, så de kan blive vist på hans projekter
   8. Opstillede (på valg, ikke på valg, afgående)
      Jens er på valg og stopper
      Astrid er på valg og stopper
      Ole er på valg og stopper
      Angelina fortsætter formodentlig (ikke til stede)
      Gitte fortsætter
      Jan fortsætter
      Marlene fortsætter
      Alle bestyrelsesmedlemmer hører naboer om de evt. kunne tænke sig at stille op
      Astrid skal huske at opdatere hjemmesiden med nyt navn for Varmemesteren
   9. Dagsorden til Afdelingsmødet
   10. …
5. Eventuelt

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde onsdag den 8/6 2016

Til stede: Gitte, Jens, Ole, Angelina og Astrid. Afbud fra Jan

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
   ordstyrer = Angelina; referent = Astrid
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret
   Der er kommet en elev og en afløser for John (som er langtidssygemeldt) foreløbig i 3 måneder
4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere 
5. To-do-listen
   Gennemgået og opdateret
6. Udkast til ny husorden
   Astrid finpudser og inkorporerer havereglerne til næste møde
7. Forslag til regler om hunde og katte (kattelauget)
   Angelina kontakter Jens Løth for at høre, om vi kan få en skrivelse lagt ved lejekontrakten til nye indflyttere
8. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
   Vi skal have aftalt, at repræsentantskabsmedlemmerne deltager allerede i organisationsbestyrelsesmødet. Astrid taler med Jens Løth eller Jan Spohr om det
9. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)

o   Årshjul
Plan for afdelingsmøde og budgetmøde er de næste

o   Budgetforberedelse – indledende overvejelser
Astrid beder Henning om at foreslå datoer
Navneskilte, containergård og tyverisikring skal indarbejdes i næste budget

o   Afdelingsmøde – indledende overvejelser
Dato for Afdelingsmødet: torsdag den 1/9 2016
Gitte spørger Dorthe, om hun vil være ordstyrer igen. Ellers har Jens talt med et par stykker, som muligvis kan gøre det.

o   Kort debat om muligheder for AB i fremtiden
Kort dagsorden. Mange ministerier. Mere handlekraft og effektivitet

1. Punkter til næste AB-møde
   Husorden
   Planlægning af afdelingsmøde
2. Eventuelt
   –

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 9/5 2016

Til stede: Ole, Jens, Jan, Angelina, Gitte og Astrid

Dagsorden:

1. Valg af ordstyrer og referent
   Ordstyrer=Jan; Referent=Astrid
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Nyt fra ejendomskontoret
   –
4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
   Astrid skriver nyt svar til beboeren ang. haveudvidelse/-inddragelse.
5. To-do-listen gennemgås
   Gennemgået og opdateret
6. Vedligeholdelsesordning – udkast forelægges for John. Næste skridt besluttes
   Skal lige have lavet de sidste småting. Vi lader den lige ligge lige nu. Evt. taler Astrid med John, hvis hun får tid
7. Haveudvidelser – hvad er vores plan? (diskussion og evt. aftale om oplæg til Afdelingsmødet)
   Gitte og/eller Angelina prøver at formulere et forslag til retningslinjer for afdelingsbestyrelsen i fremtiden, så problemet ikke ustandselig skal debatteres
8. Forslag til regler om hunde og katte (input fra kattelaug – orientering og beslutning af næste skridt)
   udsat til senere
9. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
   Intet at berette
10. Fremad (hvad sker inden næste gang eller i fremtiden)

    o   Skilte med nabohjælp
    Vi skal ikke have nabohjælpskilte nu, men når de næste gang kan bestilles gratis. Ole er tovholder på det (vi har fået tilladelse til det af kommunen)

    o   Vagttelefon
    Vi tilslutter os Johns forslag, men vi skal beholde vores gratis serviceaftale med HRH med fyrene. John skal være opmærksom på, at vi har en sådan aftale, nu hvor fyrene skal efterses

    o   Opslagstavle-redaktør
    Jens er enstemmigt valgt

    o   Ny husorden. Er det nye udkast relevant; skal der arbejdes videre med det? (10 min)
    Tages op næste gang

11. Punkter til næste AB-møde
    Haveudvidelser mm
    Forslag til regler om hunde og katte
    Ny husorden
    Dit og dat fra to-do
12. Input til andre møder (Mosemøder, Organisationsbestyrelse mm)
    –
13. Eventuelt

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag den 11/4 2016

Til stede: John (til de første punkter), Angelina, Gitte, Jan, Jens og Astrid

1. Valg af ordstyrer og referent
   ordstyrer=Jan; referent=Astrid
2. Godkendelse af referat
   OK
3. Information: Nyt fra ejendomskontoret
   Kloakrenoveringen er stødt i problemer og trækker ud
   Olieforureningen er ”afsluttet”
4. Beslutning: Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere 

o   Spørgsmål om maling til hegn
John udleverer maling til beboerne

o   Spørgsmål om haveudvidelse
Lidt uklarhed om, hvem der giver beboeren besked – måske Astrid?

o   Kattelauget
Angelina har kontakten til kattelauget

5. Information, debat og beslutning: To-do-listen 
   Gennemgået og opdateret
6. Diskussion: Penge fra belysningsprojektet – hvad ønsker vi at bruge dem til? (se også næste punkt)
   Jan og Jens laver et forslag til næste beboermøde om at bruge pengene til tyverisikring af havedøre i stedet
7. Beslutning: Skal vi holde et ekstraordinært møde om tyverisikring?

o   Hvad skal forberedes; hvem har evt. tid til at forberede det?
Det kan dårligt nås inden sommerferien

8. Fremad

o   Beslutning: Ønsker vi skiltene med Nabohjælp, nu hvor de ikke længere er gratis?
Vi tager det op igen til næste møde. Vi skal have afklaret hvordan det evt. kan betales

o   Diskussion: Velkomstpjece (vedhæftet). Hvordan kommer vi videre?
Gitte køber kraftigt papir. John sørger for tryk. Gitte vil gerne husstandsomdele

o   Diskussion: Udkast til ny vedligeholdelsesordning (vedhæftet). Hvordan kommer vi videre?
Astrid sender doodle ud

o   Information: Fællesrepræsentationen til Folketinget (videresendt dd). Hvem ønsker at deltage?
Måske Gitte

o   Information: 2 workshops om sociale medier (videresendt d. 18/3). Hvem ønsker at deltage?
Ingen

o   Opklaring: har alle fået regnskaber til regnskabsmødet?
Ja, alle har fået det

9. Fortsættelse af punkter fra tidligere møder

o   Beslutning: YouSee/andre udbydere (tidligere referat: Med mindre, vi hører ønsker om andet, så fortsætter vi med den nuværende ordning. Men vi skal være påpasselige med bindingsperioden). Hvordan kommer vi videre/hvad gør vi nu?
Er det sådan, at vi nu kun kan vælge i fællesskab eller er det individuelt?
Angelina snakker med John om det

o   Beslutning: Sommerfest i år? (tidligere referat: Evt. nedsættelse af et udvalg eller lignende. Jan undersøger, om nogle beboere ønsker at arrangere det)
Diana har givet udtryk for, at hun gerne vil være tovholder. Jubiiii. Jan aftaler med hende

10. Punkter til næste AB-møde

o   Haveudvidelser – hvad er vores plan? (Jeg har udskudt punktet til næste gang, da det formentlig kræver ekstra tid)

o   Regler for hunde og katte (input fra Angelina/kattalaug)

o   Skilte med nabohjælp

11. Input til andre møder

o   Diskussion: Der er Repræsentantskabsmøde d. 30/5. Er der noget, som vi ønsker behandlet dér?

12. Eventuelt
    –