Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 12/4 2012

Dagsorden :

  1. Godkendelse af referat fra marts.
  2. Status på To Do Listen, samt kort resume fra havevandringen.
  3. Orientering fra Michael.
  4. Behandling af beboerklage.
  5. Kort orientering om kommende emner : regnskabsmøde samt møde i repræsentantskab og organisationsbestyrelse.
  6. Forberedelse af  fælles beboer vedligeholdelses dag d. 9 / 6.
    Vi skal blive enige om ambitionsniveau og organisering, samt om der skal afholdes ekstra planlægningsmøder – og skal der nedsættes en arbejdsgruppe ?
    Hvordan med materialer, værktøj, budget – hvor stort ?
  7. Møde med Nilan om besøg.
  8. evt

Referat:

Tilstede :   Marlene, Jens, Karina, Astrid, Michael og Lis ( ref )
Afbud    :   Jan

  1. OK
  2. Gennemgang af To Do Listen :
    • Legeplads eftersynet er gennemført.  De graverende ting vil blive repareret hurtigst muligt.
    • nogle af punkterne på listen, håber vi kan gennemføres på fælles arbejdsdag d. 9 juni.
    • Andre opgaver er klaret, nogle har ændret ordlyd.
    • to opgaver er tilført listen :  musikanlægget i fælleshuset, samt brev til alle katte- og hundeejere i bebyggelsen vedr. ejer forpligtigelser – begge opgaver er Ottos, og skal udføres snarest.
    • lang snak om, hvordan vi fremover vil prioriterer en løbende renovering / fornyelse  af legepladserne : lidt af gangen på hver legeplads, eller en plads af gangen ?
      Vi tager det op som punkt  på et kommende møde.
    • Gennemgang af punkterne fra havevandringen :
      • Marlene sørger for at indkøbe et stort fiskenet, der kan hænge ved fodboldbanen ved åen.
      • Otto skal sætte et skilt op ved åen, om at det ikke er tilladt at smide haveaffald der, samt rydde fliser ved nr 95, ned mod åen.
      • Resten af punkterne gennemgår vi med Otto og Michael.
  3. Michael fortæller at DONG har svaret på vores forespørgsel vedr. tilbagekøb af udendørs lys, prisen er  61.000,00 kr. Michael undersøger hvad vi bruger årligt pt – samt om andre bebyggelser har nogle erfaringer, vi kan bruge. 
    Vi tager en drøftelse af det  på kommende møde.
    Til næste gang –     vil vi også gerne ha en gennemgang af opgaverne her i bebyggelsen og prioriteringen af opgaver. ( Michael )
  4. Vi behandlede beboerklagen. Michael giver de berørte beboere besked
  5. Næste møde d. 7 maj – mødes vi kl. 18.00 til gennemgang af regnskaberne.
    Forhåbentlig når vi, at få det til gennemsyn inden mødet, så vi alle kan være forberedte.
    Desuden ønsker vi en oversigt over, hvad der pt er brugt på Genvex, feks i konsulent honorar, til kopier mm – vi savner bilagene ??
    Snak om hvordan strukturen er omkring repræsentantskab- og organisations bestyrelse :
    Repræsentantskab holder møde 1 x årligt.  Organisationsbest. holder møde 2 x årligt.
    Vi overvejer at lave et info skriv til Rep.B. mødet i maj – så der kan være noget med fra Hyldemosen.
  6. Hvis vi til fælles arbejdsdagen har brug for at låne værktøj og maskiner af bebyggelsen – skal der tjekkes med forsikringen først – Michael undersøger det.
    Vi aftaler at vi starter dagen kl 9.30 med fælles kaffe og morgenbrød.
    Opgaverne vil primært være maling af legeredskaber, opfriskning af fællesområder, slibning og maling af borde / bænke mm
    Der skal være tilmelding til dagen – alt efter hvor mange deltagere der er laver vi en plan A og  en plan B – Hvis vi bliver mange udvider vi antallet af opgaver.
    Til reparationer på legepladserne har vi 8000,00 kr J
    Lis sørger for at hænge skilte op i udhængs skabene for at reklamere for arrangementet omkring 1 maj.
    Astrid sørger for at der bliver lagt lidt info ud på hjemmesiden – omkring d. 1 maj.
  7. Nilan kommer for at se på vores nuværende ventilation – de ” får ” Jans og Astrids huse til gennemsyn – Astrid har styr på hvornår de kommer
  8. “P-plads udvalget” arbejder på en skrivelse til alle beboere – bestyrelsen får den til gennemsyn snarest – så den kan komme ud i løbet af de næste par uger.
    NÆSTE  MØDE  D. 7 MAJ KL 18.00
Download som PDF