Referat af afdelingsbestyrelsesmøde tirsdag den 12/8 2014

Dagsorden:

  1. Valg af ordstyrer og referent
  2. Godkendelse af referat
  3. Nyt fra ejendomskontoret (har Ole eller Jens noget?)
  4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere (jeg har for et øjeblik siden sendt en række mails til jer)
  5. To-do-listen (vedhæftet)
  6. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder
  7. Nye aktiviteter
    1. Sommerfest
    2. Budgetmøde
    3. Forberedelse til afdelingsmøde
  8. Udgift til renholdelse og fordelingsnøgle, driftfællesskab mv.
  9. Eventuelt

Referat:

  1. Ordstyrer = Jan; referent = Astrid
  2. Godkendelse af referat: –
  3. Nyt fra ejendomskontoret: Intet
  4. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere
    1. Udlån af beboerhus til dagplejemor:
      Det er OK i det omfang, det er ledigt. Vigtigt at pointere selvoprydning (hver dag) og rengøring. Hvis hun har brug for opbevaring af begrænsede mængder legetøj, må hun selv medbringe kasser (eventuelt aflåselige) og stille dem i et hjørne af billardrummet (på eget ansvar). Vi mener, at et beløb på 500 kr. for slitage, vand, strøm mv. er rimeligt. Hun må selv kontakte Nina for at høre, hvilke dage, det er ledigt, og booke dem.
      Astrid kontakter Peter Toft og orienterer ham
    2. Udlån af beboerhus til arrangement i Sortemosen:
      Vi må lave en fremtidig aftale om, at det kun er formændene, der gennem Astrid booker til den slags. Med mindre Hyldemosens bestyrelse har sagt god for, at de kan låne det gratis, skal de betale sædvanligt gebyr og depositum. Hvis huset lånes gratis, skal der foreligge en klar aftale om, hvem der er ansvarlig for oprydning og rengøring og for erstatning ved eventuelle skader/mangler
      Vi ønsker et mødes med repræsentanter fra Sortemosens bestyrelse for at diskutere fremtidige regler.
      Astrid kontakter Peter Toft og briefer ham om dette
    3. To henvendelser vedrørende det nye antenneanlæg:
      Bente Heltberg har svaret den ene beboer og sørger desuden for at få husstandsomdelt uvildigt og fyldestgørende informationsmateriale. Ole kontakter Bente for at høre, om betaling af CODA-afgifter
    4. Kan vi lave en generel forretningsgang for udlån og bookning af beboerhuse til ekstraordinære aktiviteter? Hvad skal den omtrent indeholde?:
      (Se ovenfor). En fremtidig aftale skal indeholde præcisering af leje, depositum, rengøring (også ved Sortemosens afdelingsmøder, byggemøder o.l.), forretningsgang, nøgleudlevering, ansvar for mangler/skader
  5. Beslutninger vedrørende Pias opfølgning på havevandringen og om containergård og vedrørende inddragelse af haveudvidelse:
    Bed ved Beboerhuset: OK.
    Legeplads: Lisbeth, Marlene og Astrid laver et legepladsudvalg, som først træder sammen efter slutningen af september.
    Kampesten ved P-pladserne: OK
    Maling af endegavle: OK
    Maling af tagudhæng: Vi venter med en beslutning til efter budgetmøde med Henning
    Containergård: Udskudt lige nu. Jens og Ole kigger på det til næste gang
  6. To-do-listen:
    Gennemgået og revideret.
    Marlene finder tilbud på nye fodboldmål
    Pia sørger for, at affaldsrummene bliver spulet ca. hver tredje måned
  7. Diskussion af muligheden: at søge dispensation og få lov at lave fugtighedsreguleret udsugning:
    Punktet udskudt til næste gang
  8. Siden sidst:
    Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder: –
  9. Planlægning af Afdelingsmøde:
    1. Forslag fra Bestyrelsen? Fx: Regler for A-hus, Regler for hækklipning og i det hele taget regler for at foretage ændringer i haven samt vedligeholdelse af hegn:
      Marlene laver et forslag til nye regler for aktivitetshuset
      Jens laver et forslag om kattelaug
      Jan laver et forslag om at katte ikke i fremtiden skal være tilladte i Hyldemosen
      Astrid laver et forslag om hækklipning, vedligeholdelse af hegn, ændringer i haverne mv.
    2. Uddelegering af beretningen:
      Jens siger et par ord om de nye antennesignaler
      Marlene siger noget om katteproblemer
      Marlene siger noget om gasfyrene
      Astrid står for resten
    3. Dagsorden (med ca-tider), bordopstilling, stemmesedler, forplejning, ordstyrer, referent, navneskilte, projektor … Uddelegering af opgaver: Udskudt til næste møde
  10. Fastlæggelse af mødedatoer i det nye år:
    Besluttet: ons. d. 03.09.14, tors. 02.10.14, man. 03.11.14, tir.d. 02.12.14, ons. 07.01.15, tors. 05.02.15, man 02.03.15, tir. 07.04. 15, ons. 06.05.15, tors. 04.06.15
  11. Tilbagemelding fra Driftfællesskabet: –
  12. Bliver der sommerfest i år?
    Nej!
  13. Skal vi købe fodboldmål?
    Marlene sørger for dette
  14. Eventuelt:
    Vi skal huske at vaske gulvet efter behov. Hvem køber kaffe og evt. småkager til næste møde?

 

Download som PDF