Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag den 6/3 2014

Dagsorden:

  1. Valg af ordstyrer og referent (19:00-19:05)
  2. Godkendelse af referat (19:05-19:10)
  3. Orientering fra ejendomskontoret (19:10-19:25)
    1. Ny driftchef
  4. Evt. Planlægning af havevandring (19:25-19:30)
  5. Behandling af indkomne henvendelser bl.a. fra beboere (19:30-19:45)
  6. Opfølgning på to-do-listen (19:45-20:05)
  7. Siden sidst: Orientering fra diverse udvalg, kurser og møder (20:05-20:10)
    1. Fastelavnsfest
  8. Diskussion af, om vi skal være med i LLO (se mail fra d. 6/2) (20:10-20:25)
  9.  Nedsættelse af arbejdsgruppe, der tager hul på arbejdet med råderetskatalog (20:25-20:35)
  10.  Aktiviteter i den nærmeste fremtid (20:35-21:05)
    1. Forberedelser til regnskabsmøde med Henning d. 12/5. Diskussion af, hvordan vi forholder os proaktivt til regnskab og budget
    2. Kurser i KAB (bl.a. regnskabskursus). Godkendelse af deltagelse for bestyrelsesmedlemmer, der ønsker dette
    3. Hvordan kommer vi videre med planlægning af legepladserne?
    4. Skal der foretages yderligere tiltag i beboerhusene?
  12. Eventuelt (21:05-21:15)

Referat:

Til stede: Jens, Ole, Astrid. Desuden Jan til første del af mødet

  1. Ole = ordstyrer; Astrid = referent
  2. OK
  3. Pia deltog ikke, men Astrid fortalte, at der er ansat en ny driftchef: Ninna Auvinen, som startede s. 1/3.
  4. Punktet blev udsat til næste gang, hvor Pia deltager
  5. Ingen henvendelser.
    Bestyrelsen diskuterede opfølgning på en sag fra tidligere (føres ikke til referat)
  6. Punktet blev udsat til næste møde, hvor Pia deltager
  7. Astrid har været på første del af et KAB-kursus om afdelingens regnskab
    1. Fastelavnsfesten blev aflyst på grund af for lille tilmelding. De tilmeldte fik tilbudt at deltage i fastelavnsfesten i Sortemosen i stedet
  8. Astrid ringer til LLO og spørger dem, om hvorfor de eventuelt mener, at vi har glæde af at være medlem
  9. Jens skaffer en kopi af råderetskataloget for Sortemosen og fra Tubberupvænge
    Astrid skaffer nogle generelle retningslinjer og regler
    Resten af punktet udsættes til næste gang
  10.  
    1. Astrid kontakter Henning for at bede ham forberede at svare på følgende spørgsmål:
      1. Hvor meget har vi betalt for rensning af vores udsugningsskatker og -anlæg?
      2. Hvornår skal LLO betales?
      3. Vi vil gerne vide lidt mere om, hvad udgifterne på konto 114.8 (andre personaleomkostninger) går til
      4. Vi har tidligere afsat et større beløb til forbedring/vedligehold af beboerhusene, men vi kan ikke se dem i budgettet. Er de ved en fejl kommet til at stå under legepladser?
      5. Vi vil gerne vide mere detaljeret om regnskabet for beboerhusene fx udgifter til rengøring: hvem bestiller det hos hvem, og hvornår er det besluttet?
      6. Hvor stort er vores indestående (forudbetalt husleje, depositum, penge på vedklgeholdelseskonti, aconto vand, indskud, henlæggelser mv.)? Hvor meget får vi i renter af dette?
    2. Der er ikke umiddelbart andre end Astrid, der ønsker at deltage i disse kurser, så det blev besluttet at forhåndsgodkende de kurser, som Astrid selv mener, er relevante fx kursus vedrørende budget og afdelingens beretning

    3. Astrid indkalder afdelingsbestyrelsen til et ekstra møde, hvor alle har forberedt sig ved fx at undersøge forskellige muligheder på nettet.
      Astrid sætter desuden invitationer til dette møde op på opslagstavlerne og på hjemmesiden, så interesserede beboere også kan deltage

    4. Vi skal have indkøbt stole til a-huset, og bordene skal gøres lidt lavere.
      Oprydning og opsætning af andet lys i billardrummet kunne gøre det mere hyggeligt. Der tages beslutning til næste møde om, hvordan vi kommer videre

  11. –
Download som PDF