Hyldemosen.dk

Referat af afdelingsmøde torsdag den 3/9 2020

Til stede: Afdelingsbestyrelsen (Angelina, Lene, Dennis, Mie), Henning (KAB, regnskab), Steven (KAB, driftsleder), Nicklas (KAB, Ejendomskontoret), Nanna (KAB, HR), Peter (formand for boligorganisationen). Desuden ca. 30 beboere.

Ordstyrer: Marlene (tidligere beboer).  Referent: Astrid (beboer)

1. Angelina indledte mødet med at byde velkommen og præsentere de tilstedeværende.
   Herefter blev Marlene valgt som ordstyrer.
   Marlene konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt og beslutningsdygtigt.
   Herefter mindede Marlene os om en person, som altid har deltaget engageret i afdelingens liv og fx været med i afdelingsbestyrelsen i mange år. Og vi kender alle Jens fra hans gåture med sin hund Carlo. Men nu er Jens desværre ikke mere.
2. Lene og Mette blev valgt til stemmeudvalg. I år må der også stemmes ved fuldmagt (på grund af Corona). Der forelå én fuldmagt; det skal huskes, ifald det kommer til afstemninger.
   Astrid blev valgt til referent
3. Beretning:
   1. Nicklas har snart 1 års jubilæum, hvilket i vores sammenhæng er lang tid. Vi håber, at han fortsætter længe endnu.
   1. Der er indkøbt nyt komfur og opvaskemaskine til Festhuset
   1. Der er kommet nye legeredskaber – lidt i hver gård
   1. Det hele gik lidt i stå i foråret på grund af Corona. Mosemødet (møde i Driftfællesskabet mellem Hyldemosen, Hækmoserne og Sortemosen) blev udsat, og en beslutning om affald og diskussion af et blødtvandsanlæg er udskudt til oktober.
   1. Havedagen i juni var en succes i forhold til, at det var første gang i mange år, at vi gjorde den slags. Især i den 3. gård hjalp beboere hinanden med hækklip og med at køre haveaffald væk osv.
   1. Udhæng er ved at blive malet. Det er ikke nødvendigt at male vindskærmene (den hvide beklædning uden på husene), derfor bliver de ikke malet. Hvis man først gør det én gang, er man nødt til at fortsætte.
      Cykelskurene bliver heller ikke malet i denne omgang.
      Beretningen blev godkendt
4. Seneste års regnskab til orientering:
   Der var et overskud på 218.819 kr. Der henvises i øvrigt til det husstandsomdelte regnskab
   Regnskabet blev taget til efterretning
5. Godkendelse af driftsbudget:
   Der henvises til husstandsomdelt budget.
   Der er et underskud på 152.000 kr. Dette deles over 3 år, og det medfører dermed en huslejestigning på 1,99 %
   Bemærk, at selv når lånene er afviklet, så skal vi stadig betale de samme beløb, men på det tidspunkt betales 2/3 af beløbet til Landsbyggefonden og 1/3 til boligselskabets Dispositionsfond. I al fremtid.
   Vandforbruget = forskel på det samlede forbrug og summen af de individuelle forbrug
   Der blev spurgt ind til, om man kan bruge penge fra henlæggelser (fx til vinduer) til at dække underskuddet. Svaret er: Nej
   Der blev spurgt ind til en post til vedligeholdelse af vinduer på 1.000.000 kr.
   Steven vidste på stående fod ikke, hvad dette angik, lovede at undersøge dette. Steven har efterfølgende oplyst: I systemet står blot: ‘Vinduer døre termoglas diverse udskiftninger’.
   Hvis det fulde beløb ikke bliver benyttet vil de midler, der tilovers, falde tilbage i kassen for langtidsbudgettet.
   Steven vil sammen med afdelingsbestyrelsen afklare stand på vinduer på næste års markvandring, for at afklare hvad posten skal dække over.
   Budgettet blev godkendt
6. Behandling af indkomne forslag
   1. Der var kun et enkelt forslag: Forslag til individuel modernisering af køkken i Hyldemosen. Forslaget var stillet af Afdelingsbestyrelsen.
      Spørgsmål: Hvad hvis man får nyt køkken via ordningen og så flytter?
      Svar: Ny lejer overtager resten af lånet
      Spørgsmål: Kan man ikke bruge vedligeholdelseskontoen til at få nyt køkken?
      Svar: Nej, vedligeholdelseskontoen må kun anvendes til maling, hvidtning og tapetsering og let afslibning af gulve – og så via en undtagelse også til indkøb af ny køkkenbordsplade under visse omstændigheder.
      Spørgsmål: Hvad med dem, der ikke tilmelder sig ordningen; kan de ikke få fx nye køkkenlåger og skuffer mm, når de gamle er slidt op?
      Svar: Det er en individuel vurdering. Almindeligt slid og ælde påhviler afdelingen, men når afdelingen skal dække, kan det blive det billigste køkken, man vælger.
      Det er svært at sige, hvornår et køkken er udtjent. Men almindeligt slid og ælde bliver ikke ordnet før den dag, hvor man flytter
      Ordstyreren spurgte, om der var nogen, der stemte nej til, at Afdelingsbestyrelsen går videre med at undersøge, hvordan forslaget kan gennemføres.
      Der var ingen, der havde noget imod dette.
7. og 8. Dette var formuleret lidt forkert i den udsendte dagsorden. I Hyldemosen vælger vi en Afdelingsbestyrelse, som selv konstituerer sig med formand, kasserer mm.
   Da Maria ikke genopstiller, skulle der således vælges to til Afdelingsbestyrelsen. Angelina genopstiller.
   Desuden stillede Mette op.
   Begge blev valgt
8. Valg af suppleanter:
   Michael og Helle stillede op
   Begge blev valgt
9. Punktet tages ikke til referat

Referat af ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 20/8 2020

Til stede: Maria (Afdelingsbestyrelsen), Mie (afdelingsbestyrelsen), Angelina (afdelingsbestyrelsen), Steven Leslie Budden (driftschef), Nicklas (Ejendomskontoret). Desuden ca. 30 beboere.

Ordstyrer: Angelina (Afdelingsbestyrelsen).  Referent: Astrid (beboer)

Maria indledte mødet med at konstatere, at dette ikke var en hetz mod Ejendomskontoret.
Ikke desto mindre var baggrunden for mødet en række henvendelser fra utilfredse beboere, hvoraf nogle havde lavet en underskriftindsamling med klager over en række ting, som beboerne var utilfredse over.
Listen indbefattede bl.a., at de grønne områder bliver forsømt, der er ukrudt, buske og træer bliver ikke beskåret, skurene bliver ikke vedligeholdt, bord-/bænkesæt ditto, der er skæve fliser mm.

Maria og beboerne mener, at hvis der fx bliver brugt mindre tid på fx græsslåning, vil gårdmændene kunne bruge mere tid på disse ting, som forsømmes.

Formålet med mødet var således at få en beskrivelse af gårdmændenes arbejdsopgaver.

Spørgsmålet kom op, om Ejendomskontoret er pålagt for meget.
Hertil svarede Steven, at bemandingen er fin til de opgaver, som man kan forvente, bliver varetaget.
Steven påpegede, at det ikke er hverken beboere eller afdelingsbestyrelse, der skal beslutte/bestemme vedligeholdelsen eller hvor ofte græsset skal slås, da det ikke er dem, der er arbejdsgivere. Vedligeholdelsen af udearealerne bestemmes af servicerammen ikke fx af afdelingsbestyrelsen.
Alligevel vil Ejendomskontoret gerne i dialog med beboerne, men det er altså Ejendomskontoret, der selv bestemmer.
Vindskærme, tage, gasfyr mm indgår i vedligeholdelsesplanen, og der bliver løbende afsat penge til disse poster. Der er planlagt vedligehold og udskiftning og hensat penge til dette i vedligeholdelsesplanen.
Denne henlæggelseskonto er dog ikke specielt velpolstret sammenlignet med andre boligafdelinger.
Beboerne skal også huske, at alle udgifter falder tilbage på huslejen, da der ikke er andre til at betale end beboerne selv.

Det blev hævdet, at Jens Løth tidligere har sagt, at der er 1½ mand for meget på Ejendomskontoret.
Dette afkræfter Steven. Bemandingen passer. Gårdmændene laver mange ting selv, og det kan beboere ikke nødvendigvis se, fordi det kan være indendørs.
Man benytter ofte eksterne håndværkere.
Legepladser synes årligt.
Økonomien kan revideres til afdelingsmødet 2021. Forslag skal stilles rettidigt inden mødet.

Det blev diskuteret, hvor mange penge, der er afsat til Grønt Udvalg. Beløbet kendes ikke p.t., men kan undersøges. Astrid gennemgik planerne fra Grønt Udvalg. Disse kan desuden læses på hjemmesiden.

Steven foreslog, at der bliver bedre kommunikation mellem Administrationen, Ejendomskontoret, Afdelingsbestyrelsen og Grønt Udvalg. Vi bør lave aftaler om, hvordan vi kommer videre. Bodil (Grønt Udvalg) nævnte at Kommunen også er interessent, da de fx har børnehaven og også har interesse i søen og i afdelingen som helhed. Bodil sender kommunens kontaktinformationer til EK.

Steven pointerer, at man kan komme og sige det til EK, hvis der er ting, der bliver overset.
Ejendomskontorets primære opgave er, at beboerne har det godt, og at afdelingen er et godt sted at bo.

Således sluttede mødet positivt, og en beboer gav stor ros og anerkendelse til Nicklas.